ما هو تصنيف البيانات؟

يتكون تصنيف البيانات من تحليل وتصنيف أصول بيانات المنظمة بهدف تحديد الوصول المناسب والتخزين والاحتفاظ. إنه تخصص ضمن المجال الأوسع لإدارة البيانات. بالإضافة إلى ذلك ، فهو جزء من إدارة دورة حياة المعلومات (ILM).

كجزء من ILM ، يساعد تصنيف البيانات المؤسسة على فهم الجوانب المختلفة لبياناتها ، والتي تشمل متطلبات الأمان والقانون ومتطلبات الامتثال وأهمية العمل واحتياجات التوافر وموقعها الحالي. بعد فهم الجوانب المختلفة للبيانات ، يمكن تنفيذ سياسة مناسبة لأمنها والاحتفاظ بها. يجب أن يتم تنفيذ مشروع التصنيف من قبل أصحاب العمليات التجارية وممثلي الشؤون القانونية والامتثال بالشراكة مع قسم تكنولوجيا المعلومات (IT). على الرغم من توفر أدوات البرامج للمساعدة في جمع البيانات وتحليلها ، إلا أن عملية تصنيف البيانات تتم يدويًا في المقام الأول ، ويمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً.

تعتبر البيانات أحد نوعين: منظم أو غير منظم. عادة ما توجد البيانات المنظمة في قواعد البيانات. غالبًا ما تكون معلومات خاصة بالمنظمة ، مثل سجلات الموظف والعميل والمنتج. عادة ، لا يمكن الوصول إلى المعلومات مباشرة ، ولكن يجب الوصول إليها من خلال واجهة برمجة التطبيقات (API). توجد البيانات غير المهيكلة في المستندات الإلكترونية أو الورقية أو رسائل البريد الإلكتروني أو أنواع أخرى من المحتوى الحر ، والتي قد تتضمن ملفات الصوت والفيديو.

يمكن أن يفيد تصنيف البيانات المنظمة بعدة طرق. قد تكون هناك حاجة لإثبات وجود سياسة والالتزام بها لتلبية اللوائح الحكومية حول التعامل مع البيانات المالية أو الحساسة. تعتبر متطلبات قانون الضرائب أحد الأمثلة على هذه اللوائح. يمكن أن يفيد تصنيف البيانات المنظمة في حالة التقاضي القانوني ، لأن التصنيف المناسب للبيانات ، جنبًا إلى جنب مع سياسة ILM المطبقة ، يضمن أن البيانات المطلوبة من قبل التقاضي متاحة وأن البيانات الدخيلة غير متوفرة. يمكن حماية المنظمة من تصرفات الموظفين الساخطين أو أخطاء الموظفين من خلال التصنيف المناسب وتقييد الوصول إلى البيانات الخاصة والسرية للغاية والسرية للغاية.

تتضمن بعض الفوائد الأخرى لتصنيف البيانات التخفيض المحتمل في تكاليف النسخ الاحتياطي والتخزين لأن البيانات لن يتم الاحتفاظ بها لفترة أطول مما يجب. يجب أيضًا أن تتوافق وسائط تخزين البيانات مع متطلبات توفرها. بمعنى آخر ، يجب أن تكون البيانات المطلوبة فورًا على جهاز تخزين يسمح بالوصول إليها على الفور ، مثل خادم الشبكة. يمكن تخزين البيانات غير المطلوبة على الفور على جهاز لا يوفر وصولاً فوريًا ، مثل الشريط الرقمي.

بالإضافة إلى تلبية المتطلبات القانونية والامتثال ، قد يؤدي فهم البيانات إلى فوائد مهمة أخرى. قد تكون المنظمة التي قامت بتحليل وتصنيف بياناتها قادرة على استخراج هذه المعلومات بشكل أكثر فعالية لصنع القرار أو لأغراض التسويق. يمكن أن يؤدي هذا الاستخدام الأكثر فعالية للبيانات إلى تحسين الربحية.