ما هو برنامج تتبع الوقت؟

يعد برنامج تتبع الوقت ، المعروف أيضًا باسم برنامج الجدول الزمني ، نوعًا متخصصًا من برامج المحاسبة المستخدمة للحفاظ على الجداول الزمنية لكل شخص داخل الشركة. غالبًا ما يسهل استخدام البرامج على الموظفين والإدارة تتبع وقتهم في العمل. يساعد ذلك في الاحتفاظ بسجلات مثل تتبع وقت التعويض وتتبع وقت الإجازة وتتبع الإجازات المرضية بسهولة أكبر.

يسمح هذا النوع من البرامج للموظفين بإدخال وقتهم في البرنامج ، حيث يمكن الموافقة عليه أو رفضه من قبل المشرفين أو مديري المشروع. يجعل عملية تتبع وقت الموظف أسرع وأسهل ، بالإضافة إلى تسهيل جدولة المشاريع الأخرى.

يأتي برنامج تتبع الوقت بأشكال عديدة. لا يمكن استخدام البرامج المستقلة ، على سبيل المثال ، إلا لتسجيل الجداول الزمنية وإنشاء التقارير. قد تجد الشركات الصغيرة أن هذا هو البرنامج الوحيد المطلوب لإنجاز المهمة.

بالنسبة للشركات الكبيرة ، هناك برنامج متاح يدمج في نظام محاسبة. يعمل هذا النوع من برامج تتبع الوقت مع البيانات التي يتم إدخالها مباشرة في حسابات الشركة. ميزة هذه الطريقة هي أنه يمكن ربط برنامج التتبع بكشوف المرتبات وتبسيط هذا الجزء من العمل. يمكن أيضًا استخدام البرامج المدمجة في نظام الفوترة لإنشاء الفواتير. يتم استخدامه عادةً من قبل المقاولين والمهنيين ، مثل المحامين ، لأنه يجعل من السهل تحرير الوقت للعملاء.

تم دمج بعض إصدارات برامج تتبع الوقت في أنظمة إدارة المشروع. بهذه الطريقة ، يمكن استخدام البرنامج للمساعدة في رسم بياني للعمل والوقت الذي يقضيه في كل مشروع أو مهمة. يتم استخدام هذا النوع من النظام من قبل الشركات التي لديها مشاريع كبيرة قد تستغرق عدة أشهر حتى تكتمل.
إذا كان الوقت بحاجة إلى تتبع ، فمن المهم أن يتحرك البرنامج بسرعة مثل الشخص الذي يستخدمه. بالإضافة إلى ذلك ، تسمح أفضل البرامج للمستخدم بدمج الأنظمة ، بدءًا من إعداد الفواتير إلى تتبع النفقات إلى قوائم “المهام”. يجب أن يسمح برنامج تتبع الوقت أيضًا بتتبع الوقت بدقة مع إعداد تقارير مرن. تسمح معظم الأنظمة للمستخدم بتخصيص التقارير من خلال تحديد المعلومات المهمة لوظيفة أو مشروع معين.
يمكن أن تساعد معلومات التقدم الدقيقة الفرد أو الشركة على تحديد مجالات الاهتمام ، وكذلك المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً لإكمالها في وقت معين. في حالة تتبع وقت الموظف ، فإنه يسمح للمستخدم بمعرفة أي الموظفين يستخدمون وقتهم بكفاءة أكبر وأيهم يحتاجون إلى التحسين.