ما هو ملف المعاملات؟

ملف المعاملة هو ملف بيانات يتم فيه تخزين سجلات المعاملات المتعلقة بالإدخالات في ملف رئيسي. تعمل هذه الأنواع من الملفات على عزل نشاط المعاملات المنتظم عن معلومات الملف الرئيسي مع السماح لقاعدة البيانات بربط الاثنين معًا من خلال مرجع رئيسي. عادةً ما يكون مرجع المفتاح هذا إدخالاً منفردًا مشتركًا في مجموعتي السجلات مثل رقم الحساب أو اسم الموظف أو العميل أو أمر الشراء. يسمح ذلك لمشغلي قواعد البيانات بالحفاظ على الملفات الرئيسية صغيرة نسبيًا أثناء الوصول إلى سجلات المعاملات الكاملة لسجلات التدقيق أو إعداد التقارير.

يمكن أن تحتوي قواعد بيانات الشركة على كميات كبيرة للغاية من المعلومات التي تتكون عادةً من التفاصيل الفردية للعملاء والموردين والموظفين وسجلات الأحداث المتكررة المتعلقة بكل منها. غالبًا ما يتم تقسيم قواعد البيانات هذه إلى ملفات رئيسية وملفات معاملات. يحتوي الملف الرئيسي على تفاصيل محددة فردية مثل الأسماء وجهات اتصال الشركة والعناوين وقوائم البريد الإلكتروني ومنتجات أو خدمات معينة خاصة بالفرد أو الشركة. يحتوي ملف المعاملة على معاملات البيع أو الشراء أو أحداث التقويم أو تفاصيل الموظف مثل الإجازة أو الإجراءات التأديبية أو تقارير التقدم الوظيفي.

تتضمن كتل بيانات المعاملة هذه إدخال مفتاح وهو جزء من المعلومات المشتركة لكل من الملفات الرئيسية وملفات المعاملات. قد يكون هذا رقم حساب أو اسم جهة اتصال أو رقم تعريف الموظف أو تفاصيل مالية مثل أوامر الشراء أو أرقام الفاتورة. إدخال المفتاح هو معرف فريد تستخدمه قاعدة البيانات لربط إدخالات المعاملة بسجلات الملف الرئيسي المقابلة لها. سيؤدي أي استعلام أو بحث عن معاملات ملف رئيسي معين بعد ذلك إلى عزل مجموعة الإدخالات بأكملها لهذا السجل أو أي إدخال محدد بناءً على مدى دقة المفتاح.

يسمح الاحتفاظ بسجلات رئيسية منفصلة وملف معاملات منفصل بالملف الرئيسي بالحجم الذي يمكن إدارته وتخصيصه لإدخالات كيان محددة فقط. في التطبيقات التي يقوم فيها المستخدمون بتخزين سجلات المعاملات خارج الموقع أو على خوادم الأرشيف ، فإن فصلها عن الملف الرئيسي يجعل الأرشفة أسهل كثيرًا. كما أن الاحتفاظ بملف معاملات مخصص يجعل عملية التدقيق سهلة وفعالة. قد يعمل هذا الملف أيضًا كمساعد في التشخيص أو التخطيط مع العديد من قواعد البيانات التي تتميز بوظائف إعداد التقارير الشاملة بناءً على محتوياتها. غالبًا ما يُعرف هذا النوع من ترتيب الملفات المنقسمة بنظام الملفات المرجعية لأن الملف الرئيسي “يشير” إلى ملف المعاملة للحصول على تفاصيل حدث معين.