Como planejar uma festa de fim de ano virtual para seus funcionários

As férias podem não estar funcionando exatamente como você planejou devido a eventos globais, mas isso não significa que você deva abrir mão da festa anual do escritório que todo mundo adora.

As festas de fim de ano virtuais são totalmente factíveis e podem ser muito divertidas se você as planejar da maneira certa. Todos têm a chance de participar, e você pode ter ótimas lembranças sem alugar um local ou gastar muito dinheiro.

Para quem nunca coordenou uma festa virtual, pode parecer uma tarefa complicada, mas estamos aqui para ajudar. Basta conferir este plano passo a passo que montamos com a orientação de pessoas que sabem como trazer a festa online.

Passo 1: Reconheça a Situação

Antes de começar o brainstorming dessas ideias brilhantes para festas virtuais, recomendamos que você se comunique com os funcionários sobre a situação em questão.

Embora muitos escritórios tenham como objetivo hospedar festas presenciais, outros mantêm as coisas estritamente online. Faça uma escolha inteligente sobre como lidar com as férias e garantir que todos se sintam seguros.

“A pandemia parece estar acabando, mas isso não significa que todos estão na mesma página em termos de protocolos e níveis de conforto”, disse James Shalhoub, cofundador da Finn. “A melhor abordagem que você pode adotar é comedida, jogando pelo lado seguro, se possível. Você prefere limitar o risco se tiver a opção aqui, mesmo que realmente queira reunir todos para um evento pessoal.”

Algumas empresas estão adotando uma estratégia de escritório híbrido para suas festas de final de ano, recebendo as pessoas para entrar e sair sem pressão adicional.

“Se você se sentir bem com o plano híbrido, pode hospedar um evento presencial com um componente online para pessoas que preferem ficar em casa ou não podem comparecer”, disse Chris Hetherington, fundador e CEO da Peels. “Pode parecer desajeitado, mas na verdade pode funcionar muito bem. Apenas certifique-se de manter o risco ao mínimo e seguir todos os protocolos de segurança que você considera necessários para ter um evento ao vivo neste momento. Como sempre, você não deve pressionar nenhum funcionário a sair de sua zona de conforto aqui.”

Não importa como você decida planejar sua festa de fim de ano, certifique-se de mostrar aos funcionários que eles são apreciados. Esta é a principal razão para um evento como este em primeiro lugar.

“Com as dificuldades que enfrentamos este ano, sentimos que nossa equipe merece um dia para comemorar e se divertir com seus colegas de trabalho em nossos escritórios”, disse Mary Alice Pizana, gerente de recursos humanos da Herrman & Herrman PLLC. “Nossos funcionários são a razão de nosso sucesso e queremos garantir que eles entendam o quanto são apreciados, por isso reservaremos um tempo para honrar sua dedicação à nossa empresa.”

Etapa 2: agendar corretamente

Se você tem navegado em reuniões virtuais nos últimos dois anos, saberá o quanto pode ser complicado agendar pequenas reuniões.

Para que uma festa de fim de ano virtual ocorra sem problemas, você precisará de algumas habilidades sérias de agendamento.

“A melhor maneira de agendar um evento como este é com bastante antecedência, com bastante antecedência e coordenação entre as equipes”, disse Jean Gregoire, fundador e CEO da Lovebox. “Comece a enviar e-mails com pelo menos um mês de antecedência e reduza as datas possíveis com a ajuda de seus líderes de equipe. Isso pode ser difícil se você tiver funcionários em fusos horários diferentes, mas a recompensa valerá a pena quando você descobrir a hora e a data ideais. Pode não ser perfeito para todos em sua empresa, mas espero que você possa chegar à melhor opção possível.”

Como a sobrecarga em uma festa virtual é basicamente zero, você também pode considerar a realização de vários eventos aos quais os funcionários possam comparecer de acordo com suas agendas. Mais festas = mais diversão.

“Quem disse que você precisa ter apenas uma festa de fim de ano para seus funcionários?” disse William Schumacher, fundador e CEO da Uprising Food. “Você pode hospedar três noites seguidas de atividades de férias para que as pessoas entrem e saiam quando quiserem, porque todos terão horários diferentes. Cada noite pode ter um tema e evento principal diferente, e é mais divertido espalhar as festividades por vários dias. Afinal, as pessoas já estão sentadas em suas mesas o dia todo e não querem ficar na frente da tela por mais tempo do que o necessário.”

Etapa 3: organizar as atividades

A variedade de atividades virtuais para festas de fim de ano é muito mais ampla do que você imagina. CEOs e gerentes criativos já estão à frente do jogo com algumas ideias inovadoras.

“Assim como as festas de fim de ano presenciais, o que mais importa são as pessoas se reunindo e interagindo, em vez de acessórios sofisticados ou caros”, disse Derin Oyekan, cofundador da Reel Paper. “Mesmo as ideias mais básicas, como curiosidades, bingo ou charadas, podem ser uma explosão quando as pessoas estão no espírito do feriado. As melhores atividades são curtas, doces e diretas. Percorra várias atividades durante a noite para que as pessoas fiquem engajadas.”

Isso é apenas o básico, mas algumas empresas estão fazendo muito mais para elevar suas festas de fim de ano virtuais, muitas vezes com orçamentos maiores necessários.

“Existem empresas de serviços para eventos que organizam festas de fim de ano virtuais para empresas inteiras e cuidam de todos os detalhes para você”, disse Melanie Bedwell, gerente de comércio eletrônico da OLIPOP. “Se você está disposto a gastar dinheiro com isso, é uma maneira de torná-la uma festa virtual épica. Eles também cuidam de todos os aspectos técnicos para que você não precise se preocupar com problemas de TI. Para alguns proprietários e CEOs, este é um sonho que se torna realidade porque tira toda a pressão sobre eles.”

Nem toda atividade precisa ser de alta octanagem e emocionante. Eventos discretos também são totalmente aceitáveis ​​e geralmente mais adequados para profissionais estabelecidos.

“Apenas relaxar assistindo a um filme de férias enquanto assamos biscoitos com a equipe on-line pode ser mais do que suficiente”, disse Ben Teicher, presidente e CEO da Healthy Directions. “As pessoas podem entrar e sair do stream de vídeo ou da sala de bate-papo e dar atualizações da cozinha. Eles podem contar piadas e apenas relaxar com uma experiência nostálgica. É despretensioso e se encaixa perfeitamente na vibração do feriado. Nem toda festa de fim de ano precisa ser exagerada.

Passo 4: Seja um Ótimo Anfitrião

Se você for o anfitrião da festa, precisará coordenar as atividades e planejar o fluxo da noite. Isso é muita responsabilidade, então torne as coisas mais fáceis para você.

“Qualquer pessoa que já organizou um evento conhece os desafios e eles ainda estão presentes no ambiente virtual”, disse Boye Fajinmi, cofundador e presidente da TheFutureParty. “Você precisa agradecer a todos na conferência, agradecer a pessoas específicas, dar-lhes a palavra para falar e cronometrar tudo certo para que pareça natural e sem esforço. Isso pode ser feito com alguma estratégia e algumas mãos amigas.”

Para aqueles que têm a honra de hospedar a festa virtual, um plano bem ajustado é definitivamente necessário.

“Bloqueie períodos de tempo e imagine como você quer que o evento se desenrole, porque a última coisa que você quer é ‘improvisar’ quando há dezenas de pessoas sintonizando”, disse Benjamin Smith, fundador da Disco. “Também tenha em mente que as coisas são menos envolventes no mundo virtual, então mantenha o ritmo e garanta que os discursos e apresentações não se arrastem por muito tempo. Mova as coisas e corte as coisas desnecessárias sempre que possível.”

Passo 5: O Espírito de Doação

Acha que esquecemos os presentes no planejamento da festa de fim de ano? Absolutamente não. Dar presentes é a melhor parte das festas de fim de ano e precisa desempenhar algum tipo de papel em seu próximo evento virtual.

“As trocas de presentes recuperam a diversão de passar as férias em um escritório”, disse Najeeb Khan, CEO da Teamland. “Nenhuma festa de fim de ano estaria completa sem um amigo secreto. Para manter um escritório virtual do Papai Noel Secreto, você pode escolher nomes usando um gerador de troca de presentes, enviar presentes e esperar para abrir os presentes juntos na festa online. Você pode enviar pacotes físicos que adicionam um elemento mais tátil e pessoal, mas os colegas de equipe também podem enviar uns aos outros presentes virtuais, como vales-presente online ou assinaturas de internet.”

Além das trocas de presentes entre os funcionários, os executivos devem distribuir algumas guloseimas para as pessoas nas festas de fim de ano, seja um vale-presente, alguns lanches ou brindes pelo correio.

“Já que você está economizando dinheiro na festa de fim de ano este ano, compense os membros de sua equipe enviando algo legal para a casa deles”, disse Travis Killian, proprietário e CEO da Everlasting Comfort. “Você pode coordenar a entrega de comida na casa de todos ao mesmo tempo para compartilhar um banquete, por exemplo. Isso é muito melhor do que a típica caixa de presente com caneca e mouse pad.”

Quando bem feitas, as festas de fim de ano virtuais podem ser mágicas e memoráveis! Siga estas etapas para garantir que sua festa seja uma vencedora.